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Pierre Michaels
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4 Arten, auf die ein Activist PMO nachhaltigen Mehrwert für Ihr Unternehmen generiert

28.08.2019
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4 Arten, auf die ein Activist PMO nachhaltigen Mehrwert für Ihr Unternehmen generiert

Wir leben in rasanten Zeiten. Social Media, Big Data, Smart Devices und das Internet of Things schaffen im Zuge der digitalen Transformation völlig neue Rahmenbedingungen: Ohne Zeitverlust tauschen wir Informationen aus, tätigen Geschäftsvorgänge und vernetzen uns quer über den Planeten.

Die permanente Weiterentwicklung digitaler Technologien hat unsere Gesellschaft nachhaltig geprägt. Kunden wie Mitarbeiter passen in der Folge ihre Gewohnheiten und Bedürfnisse an. Produkte und Dienstleistungen haben intuitiv, hoch individualisiert und sofort verfügbar zu sein. Diese Art, mit der Welt zu interagieren, ist eine Herausforderung, der sich jedes Unternehmen stellen muss.

Als Entscheidungsträger wissen Sie: Die überall spürbare Beschleunigung macht auch vor Veränderungsprozessen nicht halt. Verliefen sie vor zehn Jahren noch statisch, lässt sich heute eine exponentielle Kurve zeichnen. Dies betrifft sowohl den Zeitrahmen, in dem Veränderung stattfindet, als auch deren Umfang. Unternehmen müssen neue Wege gehen, um Geschäftsmodelle und Produkte zu durchdenken und weiterzuentwickeln.

Ist Ihr PMO bereit für strategische Transformationsprojekte?

In der Produktentwicklung werden bereits vorwiegend agile Methoden wie Sprints, Lean und Scrum angewandt. Anders sieht es im Projektmanagement aus. Das PMO (Project Management Office), als unerlässliches Tool in Transformationsprozessen, ist häufig noch für die prä-digitalisierte Welt aufgestellt. So verwundert es nicht, dass viele PMOs in der Praxis zu Admin-Monstern mutieren.

Die traurige Wahrheit ist: Die meisten PMOs schaffen keinen echten Mehrwert. Das liegt nicht daran, dass sie per se schlecht wären. Sie sind nur veraltet, die Welt hat sie überholt. Herkömmliche PMOs scheitern daran, dass sie zu passiv, zu langsam, zu träge gestaltet sind, um in digitalen Zeiten von Nutzen zu sein. Was Unternehmen heute brauchen, ist ein Activist PMO.

Definition Activist PMO: Ein Activist PMO ist eine autorisierte, übergreifend agierende Einheit, die aktiv transformative Veränderungen in einem Unternehmen anführt.

Ein Activist PMO unterscheidet sich in seiner Mission und Philosophie deutlich von einem Standard-PMO. Der Unterschied wird in der folgenden Grafik sichtbar:

Zielführend, egal oder katastrophal: die verschiedenen Rollen von PMOs in Unternehmen

PMOs können in Unternehmen vieles sein. Im schlimmsten Fall ist ein PMO eine Einrichtung, die für Mitarbeiter eine zusätzliche Belastung bedeutet, die sie zu sinnbefreiten Verwaltungsaufgaben nötigt, sie mit Vorgaben und Daten verwirrt. Das PMO wird zähneknirschend akzeptiert oder gar boykottiert.

Im neutralen Fall ist ein PMO bloß ein weiterer, abgehakter Punkt auf der To-do-Liste des Managements; wenig hilfreich, aber auch nicht störend, weil mit zu wenig Macht und Einfluss ausgestattet. „PMO? Ach, ja, das gibt es ja auch noch!“

Im besten Fall hingegen ist das PMO ein wertvolles und wertschöpfendes Element im Unternehmensgefüge. Es erfährt eine hohe Akzeptanz, ist schlank strukturiert und greift aktiv und produktiv in Arbeitsabläufe ein. So generiert ein Activist PMO greifbaren finanziellen und ökonomischen Nutzen für ein Unternehmen. Im Schnitt erreichten Unternehmen mit einem Activist PMO Ergebnisse, die 12-13 % über ihrem ursprünglichen Ziel lagen. Doch wie wird dieser echte Mehrwert in der Praxis erzeugt?

1. Das Activist PMO initiiert und beschleunigt Veränderung

Ein agiles PMO verfolgt einen strategischeren Ansatz als ein passives PMO. Es übernimmt mehr Verantwortung und Initiative in Veränderungsvorhaben. Damit es das kann, ist das Activist PMO mit mehr Entscheidungsfreiheiten ausgestattet. Das ist besonders wichtig, denn nur so wird die Prozessdynamik nicht stetig durch zeitraubende Abstimmungsschleifen ausgebremst.

Dies bedeutet nicht, dass das Activist PMO komplett eigenständig agiert. Im Gegenteil, es ist eng mit der Geschäftsleitung verbunden und stimmt sich mit dieser ab. Da es das Vertrauen der Führungskräfte genießt und in deren Pläne eingeweiht ist, kann es die Geschäftsleitung mit schnellen, proaktiven Entscheidungen entlasten.

Das PMO wirkt in dieser Rolle als Treiber von Innovation. Die mit und in den Projekten erreichten Ziele zahlen in die allgemeine Unternehmensvision ein. Kurz: Ein Activist PMO gestaltet Veränderungsprozesse dynamischer und effektiver als ein konventionelles PMO.

2. Das Activist PMO etabliert einen vorwärtsgerichteten Ansatz für Veränderungen

Das Activist PMO fungiert als Startpunkt für alle Innovationsprozesse. In dieser Funktion hat es die wichtige Aufgabe, allen Beteiligten einen einheitlichen und klaren Blick auf das zu vermitteln, was in der Vergangenheit war, was gerade passiert und was in Zukunft erreicht werden soll.

Damit geht es über die Review-Tätigkeiten eines konventionellen PMOs hinaus. Sicherlich analysiert auch ein Activist PMO vergangene Projekte und erstellt Statistiken. Doch bleibt es dabei nicht stehen. Als agile Einheit kann es künftige Probleme antizipieren und den Mitarbeitern helfen, diesen zu begegnen. Ein solches PMO steuert Veränderungsprozesse zukunftsgerichtet, gesellschaftliche und wirtschaftliche Veränderungen immer im Blick.

Der konkrete Nutzen daraus? Zunächst einmal ergeben sich so finanzielle Einsparungen, denn Verzögerungen und Engpässe sind teuer. Doch auch die psychologische Komponente darf nicht unterschätzt werden: Eine positive, nicht am Alten verhaftende Unternehmenskultur und ein übereinstimmender Blick auf Kommendes sorgen für mehr Produktivität und Motivation.

3. Das Activist PMO priorisiert und hinterfragt Inhalte

Viel Aktivität und viele Ergebnisse garantieren noch keinen Erfolg. Diese Erkenntnis entlarvt eine der Hauptschwächen passiver PMOs. Sie mögen Projekte zum Abschluss bringen und eindrucksvolle Zahlen aufzeichnen. Doch an was es ihnen mangelt, ist ein kritischer Blick auf die Projektinhalte und deren Gewichtung. Dagegen handelt es sich bei Mitgliedern eines Activist PMO in der Regel um Mitarbeiter mit tiefgreifender fachlicher Expertise, die nicht nur den Projektprozess begleiten, sondern Projektinhalte auch inhaltlich bewerten und weiterentwickeln können.

Ein Activist PMO überprüft permanent die eingeschlagene Richtung. Es gleicht Handlungen und Maßnahmen mit Zielen ab. Dabei behält es den Überblick über alle Projekte und deren sinnvolle Reihenfolge auf der Timeline. Bei Bedarf hat es die Befugnis, zu intervenieren und neue Prioritäten zu setzen. Denn wie bereits zuvor erwähnt, hat ein Activist PMO im Gegensatz zu konventionellen PMOs einen größeren Entscheidungsspielraum. Die verschiedenen Bestrebungen innerhalb eines Veränderungsprozesses gehen so Hand in Hand, Ressourcen werden optimal genutzt.

4. Das Activist PMO verankert neue Verhaltensweisen

Es reicht nicht mehr aus, ein veränderungsaffines PMO zu betreiben, das – provokant ausgedrückt – Mitarbeiter wie eine Herde Schafe vor sich hertreibt. Der Schlüssel zu erfolgreichen Transformationsprozessen sind agile Mitarbeiter. Das viel beschworene Start-up-Mindset und Enablement kommt aber nicht von ungefähr. Es ist die Aufgabe des PMOs, dieses in den Mitarbeitern zu wecken und zu fördern.

Insofern hat das Activist PMO einen Bildungsauftrag. Es ist nicht nur selbst aktiv, sondern ermächtigt die Mitarbeiter selbst, sinnvolle, neue Verhaltensweisen auszuprobieren. Dazu gehören die Anwendung agiler Methoden wie eine kundenzentrierte Einstellung, eine abteilungsübergreifende Arbeitsweise, der Einsatz digitaler Tools und auch die Bereitschaft Fehler zu machen (und aus ihnen zu lernen).

Übrigens: Mit unserem Ansatz begleiten wir bei TTE Unternehmen aller Größen und Branchen beim „Enablement“ ihrer Mitarbeiter – eine fundamentale Basis für ein erfolgreiches Activist PMO. 

Vom herkömmlichen PMO zum Activist PMO

In Zeiten der digitalen Transformation stellen Sie sich der Herausforderung, Transformationsprozesse erfolgreich durchführen. Sie haben verstanden, dass ein Activist PMO dabei ein unerlässliches Tool ist. Doch was nun?

Womöglich haben Sie bereits ein PMO und vermuten, dass es noch nicht optimal aufgestellt ist. Keine Sorge, mit gezielten Maßnahmen lässt sich jedes PMO zu einem Activist PMO weiterentwickeln. Was Sie jetzt brauchen, ist ein Plan und punktgenaue Unterstützung, um den Wandel so effizient und ressourcenschonend wie möglich zu vollziehen.

Das sind Ihre nächsten Schritte:

  1.  Informieren und Kontakt aufnehmen: Eine große Veränderung beginnt manchmal mit einem kleinen Klick. Fordern Sie bei unseren Activist PMO-Experten weitere Informationen an und lassen Sie sich individuell beraten.
  2. Entscheiden: Sie machen es zu Ihrer Priorität, für Ihr Unternehmen den größtmöglichen Nutzen aus Ihrem PMO zu ziehen.
  3. PMO Health Check und Transformation: Wir testen Ihr PMO auf Herz und Nieren, um dessen Stärken und Potenziale herauszufinden. Im Anschluss arbeiten wir eng mit Ihnen und Ihren Teams zusammen, um das Activist PMO zu implementieren.

Sprechen Sie uns an! Wir unterstützen Sie gerne dabei, Ihr Project Management Office effektiver zu gestalten und dessen strategischen Mehrwert für Ihr Unternehmen zu maximieren.



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