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Pierre Michaels
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6 Anzeichen, dass Ihr Project Management Office reif für einen PMO Health Check ist

11.09.2019
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Was kommt Ihnen in den Sinn, wenn Sie an Ihr Project Management Office (PMO) denken? Wenn es Ihnen so geht wie vielen anderen Unternehmen auch, vielleicht folgendes:

Sie sind froh, dass Ihr PMO implementiert ist und Ergebnisse produziert. Die Einführung hat Sie eine Menge Zeit und Energie gekostet und Sie sind froh, diesen Meilenstein erreicht zu haben. Im Großen und Ganzen erfüllt das Project Management Office seinen Zweck – ein Review Ihres PMO-Ansatzes steht deshalb nicht an erster Stelle Ihrer Agenda.

Doch wissen Sie was? Der beste Zeitpunkt für einen PMO Health Check ist gekommen, wenn die Projektaufgaben Ihre Organisation so sehr auslasten, dass Sie vermeintlich überhaupt keine Zeit für eine Überprüfung Ihres PMO-Ansatzes haben. Unser Rat ist deshalb: Beschäftigen Sie sich mit Ihrem PMO, bevor Ihr PMO Sie beschäftigt.

Warum braucht mein PMO einen Health Check?

Viele Business Leader schrecken davor zurück, ihr PMO auf den Prüfstand zu stellen. Dabei übersehen sie, wie wichtig ein regelmäßiger PMO Health Check für den langfristigen Erfolg ist. Denn ein PMO mit Schwachstellen schadet einem Unternehmen eher, als es nützt.

  • Schlechte PMOs sind Admin-Monster. Sie existieren hauptsächlich, um sich selbst zu verwalten, und nötigen die Stakeholder zu zeitfressenden und wenig zielführenden Aktionen.
  • Gute PMOs helfen den Stakeholdern dagegen, zu fokussieren, zu priorisieren und zu strukturieren. Sie bringen Unternehmen und Projekte durch echten Mehrwert weiter.

Ein gutes PMO in Ihrem Unternehmen zu etablieren, ist ein Prozess, der niemals abgeschlossen ist. Schließlich muss das PMO sich gemeinsam mit Ihrem Unternehmen entwickeln, um den sich wandelnden Anforderungen zu begegnen. Dieser Prozess braucht an der richtigen Stelle eine Prüfung: den PMO Health Check, mit dessen Hilfe Sie Ihr PMO auf Kurs halten. So können Sie sicherstellen, dass sich aus Ihrem PMO-Nukleus über die Zeit ein PMO entwickelt, dass messbar und nachhaltig zu Ihrem Unternehmenserfolg beiträgt.

Die unterschätzte Macht der Korrektur

Jeder Entwicklungsprozess durchläuft verschiedene Phasen. Das gilt auch für die Transformation in Ihrem Business. Vision, Planung und Durchführung sind dabei essentielle Stationen. Doch es gibt eine Phase, die stark unterschätzt und daher oft ausgelassen wird: die Korrekturphase.

Die Fähigkeit, innezuhalten und zurückzublicken, also wortwörtlich Review zu betreiben, zeichnet erfolgreiche Unternehmer aus. Anstatt genauso weiterzumachen wie bisher oder alles neu zu ordnen, korrigieren sie rascher, wirksamer und uneitler als ihre Konkurrenz. Unternehmen, die sich eine Kultur der Korrektur zu Eigen machen, entwickeln sich auf elegante und hoch effiziente Art und Weise weiter.

Genau dies leistet der PMO Health Check für Ihr Project Management Office. Doch woher wissen Sie, dass es Zeit für eine Korrekturphase ist? Achten Sie auf die Anzeichen. Es lohnt sich, den eigenen PMO-Ansatz zu hinterfragen, wenn Sie einen oder mehrere der folgenden Indikatoren bemerken.

1. Es werden viele Projekte abgeschlossen, aber die Ergebnisse sind enttäuschend

Wenn Sie viel Aktivität, aber wenig handfeste Resultate beobachten, könnte es sein, dass das PMO und die Stakeholder nicht dieselben, klar definierten Ziele verfolgen. Ein Mangel an Zielen ist selten das Problem. Jeder Akteur in Ihrem Unternehmen verfolgt bewusst oder unbewusst Ziele. Nur decken sich diese nicht automatisch mit denen der anderen Stakeholder, den Zielen des PMOs und den übergeordneten Business-Zielen.

Das PMO hat im Bezug auf Ziele zwei wichtige Aufgaben:

  • Klare Ziele für Projekte zu definieren, die den SMART-Kriterien entsprechen und direkt in die langfristigen Unternehmensziele einzahlen
  • Diese Ziele so zu kommunizieren, dass die Stakeholder sie verstehen, unterstützen und auf ihren eigenen Bereich anwenden können

Klappt dies nicht, ist Ihr PMO nicht optimal aufgestellt. Sichtbar wird die Schwachstelle, wenn zwar vieles erreicht wird, aber sich die Ergebnisse nicht zu einem großen Ganzen zusammenfügen. Die Energie der Stakeholder verstreut sich in viele Richtungen und wird nicht effektiv gebündelt.

2. Sie sind sich nie ganz sicher, wie gut Ihre Teams performen

Die Ziele sind klar, die Projektteams sind aktiv. Doch eigentlich weiß niemand so genau, wie der Status Quo ist, ob es gut vorangeht oder ob das Team aktuell auf der Stelle tritt. Wahrscheinlich ist: Das PMO nutzt keine spezifischen KPIs, um Fortschritte zu messen – schlechte Voraussetzungen für Motivation und Effektivität.

Das PMO ist dafür zuständig, anhand passgenauer Kriterien zu evaluieren, wo ein Projekt steht. Nur so kann dessen Erfolg konkret gemessen werden und Handlungsbedarf sichtbar gemacht werden.

3. Monitoring und Tracking schlucken viel Zeit und bringen keinen sichtbaren Mehrwert

Eng mit dem vorherigen Punkt verbunden sind Schwachstellen im Monitoring und Tracking. Selbst die besten KPIs nützen wenig, wenn ihre Erstellung und Überprüfung zur Tagesaufgabe wird.

Ein fehlerhafter PMO-Ansatz führt schnell dazu, dass die Stakeholder viel Zeit mit dem Tracking verlieren und angesichts der täglichen Admin-Aufgaben genervt reagieren. Bestimmt kennen Sie Situationen, in denen gesammelte Informationen so ausgewertet werden, dass sie kaum als Entscheidungsgrundlage während des Projekts genutzt werden können. Ein gutes Reporting hingegen ist schlank, so weit wie möglich automatisiert und ein von allen gerne eingesetztes Tool im Daily Business.

4. Projekte werden auf unterschiedliche Weise geplant, kontrolliert und durchgeführt

Das PMO hat Leitlinien zur Meetingkultur, zu Projektplänen und Prozessen erstellt, aber sie werden im Tagesgeschäft nicht übernommen? Diese fehlende Compliance unter den Stakeholdern ist ein klares Zeichen, dass Sie Ihr PMO einem Health Check unterziehen sollten. Dabei werden die folgenden Punkte analysiert:

  • Existieren sinnvolle, hilfreiche und vollständige Vorgaben?
  • Verfügen die Stakeholder über ausreichende Ressourcen, um diese umzusetzen?
  • Wie lange dauert es, bis Stakeholder im PMO angefragte Informationen erhalten?

Das PMO kann nur dann Mehrwert bringen, wenn es von allen Beteiligten akzeptiert wird. Und das geschieht erst dann, wenn diese seinen Mehrwert erkennen. Hier bringt ein Check der Leitlinien und Kommunikationswege enorme Verbesserungen.

5. In Ihren Projekten fehlt es regelmäßig an Kapazität, Ressourcen und Know-how

Viele Projekte erfordern besonderes Wissen und spezielle Fähigkeiten. Es ist der Job des PMOs, dies vorherzusehen, einzuplanen und entsprechende Mitarbeiter zu akquirieren oder zu trainieren.

Hat Ihr PMO hier eine Schwachstelle, verzögern sich Ihre Projekte oder Sie haben es mit überforderten Stakeholdern und Budgetüberschreitungen zu tun. Die Ursache liegt weniger in der Unfähigkeit, geeignete Mitarbeiter zu finden, sondern sie findet sich oft in strukturellen Defiziten des PMO-Ansatzes.

6. Das PMO ist nicht an wichtigen Entscheidungen beteiligt

Den größten Mehrwert generiert Ihr PMO für das Unternehmen, wenn es direkt in die wichtigsten Unternehmensentscheidungen eingebunden wird. Hier kann es seine unternehmensübergreifenden Funktionen in der Projektauswahl und -priorisierung wahrnehmen.

Ist das bei Ihnen nicht oder nur wenig der Fall, hat Ihr PMO nicht ausreichend hierarchisches Gewicht. Ein Health Check überprüft, ob das PMO unabhängig von den einzelnen Abteilungen als Zentrale in die Linienorganisation integriert ist und zeigt Wege zur optimalen Umsetzung.

Wer führt den PMO Health Check durch?

Ein PMO Health Check hilft, Schwachstellen und Optimierungspotenzial für Ihr Project Management Office aufzuzeigen. Ausgehend von dieser Analyse können Sie gezielte und punktgenaue Maßnahmen ergreifen. Der Health Check wird im besten Fall von externen Experten durchgeführt. Denn diese haben einen ausreichend großen Abstand zu den Abläufen und Denkgewohnheiten in Ihrem Unternehmen. Genau dieser frische Blick macht den entscheidenden Unterschied für den langfristigen Erfolg mit Ihrem Project Management Office.

Konnten Sie das ein oder andere Anzeichen für potenzielle Schwachstellen erkennen – und sind Sie bereit für eine Korrekturphase? Dann fordern Sie jetzt bei unseren Experten weitere Informationen zu einem PMO Health Check für Ihr Unternehmen an!



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