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Pierre Michaels
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7 Maßnahmen, um die Akzeptanz eines PMO in Ihrem Unternehmen zu steigern

23.01.2020
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Wenn Sie schon einmal ein Project Management Office (PMO) in einem Unternehmen implementiert haben, kennen Sie vermutlich dieses mulmige Gefühl: Bereits am Tag des Kick-offs stehen die PMO-Akteure der neu eingerichteten Funktion unter skeptischer Beobachtung.

Das Management will sehen, dass sich die Investition in das PMO gelohnt hat und erwartet in möglichst kurzer Zeit sichtbare Ergebnisse. Auf der anderen Seite haben Projektmanager die Befürchtung, dass ihnen mit dem PMO eine unangenehme Kontrollinstanz vor die Nase gesetzt wurde, die zusätzlichen Administrationsaufwand verursacht.

Oft stehen PMOs also von Beginn an vor einem Dilemma – und seien wir ehrlich: So manches PMO ist nicht ganz unverschuldet in diese missliche Lage gekommen. Schließlich gibt es in der Unternehmenspraxis noch immer zu viele Beispiele und hohe Misserfolgsquoten, die dem schlechten Ruf von PMOs Rechnung tragen. Nicht selten mutieren sie zu Admin-Monstern, die in ihrer Organisation reichlich Zeit und Ressourcen fressen und in erster Linie um sich selbst kreisen.

Akzeptanzprobleme antizipieren, Mehrwert sichtbar machen

Doch wie befreit man sich als Verantwortlicher eines PMOs aus der lähmenden Umklammerung aus Druck und Skepsis? Am besten mit der Flucht nach vorn! Nehmen Sie die Herausforderung an. Beweisen Sie den Stakeholdern vom ersten Tag an, welchen Wert ein richtig umgesetztes Activist PMO für alle Beteiligten hat.

Allerdings wäre es naiv zu meinen, dass allein der Aufbau eines gut gemachten PMOs die notwendige Akzeptanz im Unternehmen erzeugt. Besser ist es, mögliche Akzeptanzprobleme frühzeitig zu antizipieren und das PMO strategisch so aufzustellen, dass es für alle Stakeholder einen ersichtlichen Mehrwert zum Unternehmen beiträgt. Was Sie dabei beachten sollten, zeigt dieser Insights-Beitrag.

1. Passen Sie das PMO an Ihr Unternehmen an – und nicht umgekehrt

Es gibt keine One-size-fits-all-Struktur für die Einrichtung eines PMO. Vielmehr muss jedes Project Management Office an das Unternehmen angepasst werden, in dem es aufgebaut wird.

Das heißt: Der Sitz des PMO innerhalb der Organisation, seine Ausstattung, Aufgaben und Ziele müssen ganz individuell auf die jeweiligen Anforderungen zugeschnitten werden. Das bedeutet auf der anderen Seite auch: Verantwortungs- und Zuständigkeitsbereiche müssen von Vornherein klar abgesteckt werden.

2. Beziehen Sie das Management in das PMO mit ein

PMOs können in einem Unternehmen nur dann eine innovative Dynamik entwickeln, wenn sie in strategische Entscheidungen eingebunden sind. Damit das möglich wird, benötigt es eine verlässliche Rückendeckung der Unternehmensführung. In Konfliktfällen muss das PMO auf diese Autorität zurückgreifen können, um bestehende Prozesse zu hinterfragen und Impulse für Neues zu setzen.

Gleichzeitig sollte das PMO seinen praktischen Nutzen für die Geschäftsleitung aktiv herausstellen. Es kann die Unternehmensführung bei vielen wertvollen Entscheidungen als ausführendes Organ unterstützen und mit strategischem Wissen über das Projektmanagement im Unternehmen versorgen.

3. Rücken Sie den strategischen Mehrwert in den Vordergrund

Im Tagesgeschäft ist jedes Projekt Management Office ein Dienstleister innerhalb des Unternehmens. Deshalb wird die Zufriedenheit der Stakeholder zu einem der wichtigsten Akzeptanzkriterien. Um diese zu erreichen, sollten PMO-Manager von Beginn an auf schnelle Erfolge setzen und eng mit den Projektmanagern zusammenarbeiten. Die Akzeptanz Ihres PMOs durch Projektmanager steigt, je mehr die Vorteile der Zusammenarbeit und der strategische Mehrwert in der Praxis greifbar werden.

Darüber hinaus sollte jedes PMO ein aktives Stakeholder-Management betreiben. Es beginnt mit der Identifikation der wirklich entscheidenden Stakeholder für das Projektmanagement. Bauen Sie anschließend – zum Beispiel durch regelmäßige Gespräche und strukturierte Befragungen – ein enges Vertrauensverhältnis zu dieser Zielgruppe auf. Sie gewährt Ihnen wertvolle Einblicke in die entscheidenden Prozesse und Probleme des Projektmanagements. Durch die gemeinsame Erarbeitung von Lösungen sichern Sie sich darüber hinaus langfristig die Unterstützung Ihrer Stakeholder.

4. Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser: Messen Sie Ihren Erfolg

Quantitative Ergebnisse sprechen eine eindeutige Sprache und kommen dem Bedürfnis von Unternehmen nach Kontrolle der eingesetzten Mittel entgegen. Um den quantitativen Einfluss eines PMOs zu bestimmen, arbeiten Sie mit Metriken und KPIs. Diese können Sie zusammen mit ihren Stakeholdern nach den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens erstellen. Durch regelmäßige Messungen erhalten Sie ein datenbasiertes Bild der Veränderung, die das PMO beeinflusst hat.

Aber: Behalten Sie dabei stets die strategischen Themen im Auge und zeigen Sie durch leicht zu bedienende Projekt-Monitoring-Tools, wie Ihre Projekte voran kommen und zum Gesamterfolg beitragen. Diese quantitative Vermessung der Arbeit des PMOs lässt sich auf zwei Arten nutzen: Zum einen können Sie analytische Einblicke in das Projektmanagements erlangen und gegebenenfalls mit Maßnahmen nachsteuern. Zum anderen sollten die Ergebnisse auch dafür genutzt werden, den Einfluss des PMOs auf das Unternehmen nach außen besser darzustellen.

5. Bauen Sie Brücken zwischen Board und Frontline

Übernimmt das PMO sowohl strategische als auch operative Aufgaben, kann es sinnvoll sein, die beiden Bereiche voneinander zu trennen. Der Vorteil: PMO-Mitarbeitern, die im operativen Bereich tätig sind, fällt es oft leichter, einen guten Zugang zum „Daily Business“ zu gewinnen, während PMO-Mitarbeiter mit strategischem Fokus näher an der Geschäftsführung arbeiten. Ein regelmäßiger Austausch zwischen operativ und strategisch tätigen Mitarbeitern sorgt für den notwendigen Informationsfluss zwischen den beiden Bereichen innerhalb des PMO.

Zu einer guten PMO-Strukturierung gehört auch die klare Definition von Zielen und Zuständigkeiten – insbesondere beim operativen Projektmanagement. Auf diese Weise lässt sich klar dokumentieren, wer welche Rolle ausfüllt, wie sich die Aufgaben von PMO-Mitarbeitern und Projektmanagern abgrenzen und wie genau die Unterstützung des Projektmanagements durch das PMO aussieht. Wichtig ist dabei: Zwar kann sich die PMO-Rolle mit der Zeit verschieben, sie sollte jedoch in allen Projekten stets gleich ausfallen.

6. Die 80/20-Regel: Setzen Sie die richtigen Prioritäten

Wenn Sie mit Ihrem PMO groß rauskommen wollen, behalten Sie das „Big Picture“ im Auge. Verheddern Sie sich nicht in Kleinigkeiten, die keine große Wirkung erzielen. Detaillierte Projektpläne sehen auf den ersten Blick imposant aus. Die Erfahrung zeigt allerdings, dass ein fein säuberlich ausgearbeiteter Projektplan nicht entscheidend für den Projekterfolg ist.

Wichtiger sind praktikable Methoden wie OKR. Damit kommen Sie in Ihren Projekten schneller voran und visualisieren gegenüber Projektteams und Stakeholdern, welche „Objectives“ und „Key Results“ Sie beispielsweise bis zum Ende des laufenden Quartals erreichen wollen. Das schafft Fokus, stärkt den Teamgeist und lässt sich leichter managen.

7. Seien Sie die Guten – und reden Sie darüber

PMOs haben das Potenzial, eine wichtige Vermittlerrolle in Sachen Unternehmenskultur auszufüllen. Dazu sollte es als die zentrale Agentur aufgebaut werden, über die Strategien kommuniziert werden, Wissen geteilt wird und Transparenz für alle Prozesse rund um das Projektmanagement im Unternehmen hergestellt wird. Insgesamt sollte sich das PMO als Helfer und Kommunikator positionieren, der die Projektmanager nicht mit Vorschriften gängelt, sondern durch die Übernahme administrativer Tätigkeiten in ihrem Tagesgeschäft unterstützt.

Kommunikation ist aber auch in eigener Sache für das PMO wichtig: Betreiben Sie aktives Selbstmarketing und stellen sie Ihre Angebote und Erfolge offen heraus. Das gilt sowohl für die tägliche E-Mail-Kommunikation oder die Darstellung des PMO im Intranet als auch für die Organisation von internen Veranstaltungen und Fach-Communitys. Erfolgreich abgeschlossene Projekte dürfen gerne entsprechend gefeiert werden.

Sie wollen wissen, wie Sie das Projektmanagement in Ihrem Unternehmen effektiver gestalten können? Machen Sie den PMO Health-Check!

 

 



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