Die Business-Welt befindet sich im Umbruch: Die Volatilität vieler Geschäftsbereiche und Branchen hat rasant zugenommen. Hielten sich laut Harvard Business Review Unternehmen vor fünf Jahrzehnten noch für durchschnittlich 75 Jahre im Fortune-500-Index, so sind es heute weniger als 15 Jahre. Das Zeitalter der Globalisierung und Digitalisierung eröffnet Unternehmen viele Chancen, stellen sie aber auch vor neue Herausforderungen.
In diesem Umfeld kommt es für das Management immer mehr darauf an, ein Unternehmen strategisch und mit nachhaltigem Erfolg in die digitale Zukunft zu führen. Die Herausforderung besteht darin, die richtigen Stellschrauben zu identifizieren, strategische Richtungsentscheidungen besonnen zu treffen und bei der Umsetzung fokussiert vorzugehen, um mit den Anforderungen der Zeit Schritt zu halten. In diesem Beitrag erläutern wir Ihnen, wie ein agiles und effektives Project Management Office (PMO) dazu einen wichtigen Beitrag leisten kann, welche Aufgabe ein PMO bei der Priorisierung und Strukturierung strategischer Transformationsaufgaben übernehmen kann und wie Sie ein PMO erfolgreich aufbauen.
Als Project Management Office bezeichnet man die Organisationseinheit innerhalb eines Unternehmens, deren Aufgabe darin besteht, die Durchführung von Projekten effizienter zu gestalten und durch einen Fokus auf strategische Transformation echten Mehrwert zum Unternehmenserfolg zu leisten. Dabei unterstützt es eine erfolgreiche Implementierung in dreierlei Hinsicht:
Ein effektives PMO übernimmt im Idealfall auf all diesen drei Ebenen Verantwortung und führt die geplanten Projekte so zum Ziel.
Die Aufgabenbereiche eines PMOs lassen sich weder durch Fachliteratur, noch durch Best-Practice-Beispiele allgemeingültig definieren. Jedes Unternehmen legt nach seinen eigenen Bedürfnissen die jeweiligen Anforderungen an sein Project Management Office fest, welche von Faktoren wie Größe, Branche, Struktur und Zielen des Unternehmens abhängen.
Gleichzeitig lassen sich zwei grundsätzliche PMO-Ausrichtungen unterscheiden: Administrative PMOs konzentrieren sich auf Methoden und Standards (das WIE), während sich aktivistische PMOs auf die Priorisierung, das Challengen und die Steuerung von Initiativen fokussieren (das WAS). Die wichtigsten möglichen Aufgaben für ein PMO lassen sich wie folgt auf einen gemeinsamen Nenner bringen:
Das Project Management Office fungiert im Tagesgeschäft in erster Linie als Dienstleister innerhalb des Unternehmens. Sein Erfolg hängt deshalb ganz wesentlich davon ab, wie zufrieden die Stakeholder in ihrer Rolle als Kunden mit dem PMO sind. Damit dies funktioniert, müssen die Stakeholder und ihre Erwartungen frühzeitig in den Aufbau und die Arbeit des PMOs einbezogen werden. Aus diesem Grund ist es außerdem unerlässlich, Ziele zu definieren und die Kompetenzen des PMOs innerhalb des Unternehmens genau festzulegen. Wichtig ist dabei: Das PMO muss in einer Position sein, die es ihm ermöglicht, die gesetzten Ziele auch durchsetzen zu können.
Übernimmt ein PMO in erster Linie operative und organisatorische Aufgaben, sollte es in der Nähe des Abteilungsleiters der jeweiligen Business-Unit angesiedelt sein. Soll es hingegen die strategische Projektleitung übernehmen, ist es unerlässlich, das PMO in direkter Verantwortung der Unternehmensführung anzuordnen. Nur so bekommt es im Unternehmen gegenüber den unterschiedlichen Abteilungen das nötige hierarchische Gewicht, um seine Funktion effektiv auszufüllen.
Es gibt keine einheitliche Blaupause für das einzig wahre Project Management Office, da sich jedes PMO nach den spezifischen Anforderungen des jeweiligen Unternehmens richtet. Dennoch gibt es einige Kernpunkte, die Sie bei der erfolgreichen Installation eines PMOs in Ihrem Unternehmen beachten sollten.
Vor dem Aufbau eines PMOs ist es unerlässlich, die genauen Ziele zu definieren, die das PMO für das Unternehmen erreichen soll, und daraus resultierend die Aufgaben festzulegen, die es übernehmen kann. Beginnen Sie mit einer Analyse des Ist-Zustands des Projektmanagements im Unternehmen und fragen Sie sich, welche Erwartungen an den Aufbau geknüpft werden. Dazu sollten alle relevanten Aspekte des Projektmanagements – Strategien, Methoden, Prozesse etc. – erfasst werden und zusätzlich die bisherigen Erfahrungen mit abgeschlossenen und laufenden Projekten beachtet werden.
In einem zweiten Schritt erstellen Sie ein Konzept für den Aufbau des PMOs. In dieses Konzept sollten drei Fragen mit einfließen:
Wie in allen Organisationen sorgt die Etablierung einer neuen Einheit auch in einem Unternehmen zunächst für Unsicherheit bei den vorhandenen Akteuren. Gerade von Projektleitern werden PMOs häufig als zusätzliche Kontrollinstanz wahrgenommen. Damit diese nicht in Ablehnung umschlägt, ist es enorm wichtig, die Mitarbeiter auf diesem Weg möglichst frühzeitig an Bord zu holen. Das funktioniert am besten mit großer Transparenz und unter Einbezug aller Stakeholder. Schließlich soll ein PMO die Unternehmensführung und die Projektleiter gleichermaßen dabei unterstützen, strategische Transformationsprogramme optimal miteinander zu verzahnen. Dadurch leisten PMOs auch einen wichtigen Beitrag zum Erfolg aller Einzelprojekte.
In der Praxis hat es sich bei der Implementierung von PMOs bezahlt gemacht, sehr genaue Ziele zu definieren. Soll ein PMO beispielsweise alle Projekte eines Bereichs unterstützen – oder sich auf die zehn aus strategischer Sicht wichtigsten Projekte konzentrieren? Organisationen, die von Anfang an darauf achten, möglichst kurzfristig Ergebnisse zu erreichen, steigern die Akzeptanz für das PMO im Unternehmen. Um diesen positiven Effekt zu erreichen, sollte die neue Abteilung zu Beginn nicht mit zu vielen Aufgaben und Verantwortlichkeiten überfrachtet werden. So kann sie mit der Zeit wachsen und für Unternehmen und Mitarbeiter zum Erfolg werden.
Einen interessanten Einblick zu dieser Frage gibt eine Studie der GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V. und Hochschule für Wirtschaft und Umwelt Nürtingen-Geislingen. Sie basiert auf der Befragung von mehr als 250 PMO-Professionals in Unternehmen. Die wichtigsten Ergebnisse im Überblick:
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